La respuesta corta
Una visita que no se presenta casi nunca es mala fe. Suele ser alguien que lo olvidó, que encontró otra vivienda o que no se atrevió a avisar. Lo que sí se puede evitar es enterarte a las diez y cuarto de un sábado, con las llaves en la mano. La solución es sencilla y no depende de tener más gente: confirmar cada visita dos veces, con una forma fácil de cambiarla.
Por qué se caen las visitas
Entre la confirmación del jueves y la cita del sábado la vida sigue. Ven otras viviendas, cambian de planes, se les pasa. Y como nadie les recordó la cita, tampoco pensaron en avisar. Cuando el comprador tiene dudas sobre el piso, es más fácil dejar de contestar que llamar para cancelar.
Por eso la confirmación no puede ser solo un «¿confirmas?» el jueves. Tiene que ser un recordatorio útil y una forma de cambiar la hora sin esfuerzo.
Paso 1: confirma al apuntar la cita
Cuando se acuerda la visita, envía el mismo día un mensaje con la dirección, la hora, el nombre de quien la enseña y un teléfono de contacto. Así el comprador tiene todo a mano y no tiene que buscar nada.
Pregunta también si van a ir los dos. Si la decisión la toma una pareja y solo viene una persona, mejor saberlo antes de la visita.
Paso 2: recuerda la cita el día anterior
Un recordatorio la víspera es la forma más sencilla de evitar una cancelación de última hora. Incluye la dirección, la hora y una forma fácil de cambiarla: «si necesitáis cambiar la hora, contestad a este mensaje».
Esa última frase importa más de lo que parece. Hay gente que no cancela porque le da apuro llamar. Un mensaje que se contesta en dos segundos se lo pone mucho más fácil.
Paso 3: vuelve a escribir la misma mañana
Un segundo mensaje, un par de horas antes, sirve para confirmar que la visita sigue en pie. Si el comprador no contesta, no pasa nada: ya sabes que tienes que llamarle o reorganizar el día.
La clave es enterarse cuando todavía se puede reorganizar. Si la visita se cae a las diez y cuarto, el hueco se queda vacío. Si se sabe a las ocho, quizá da tiempo a llenarlo con otro contacto que estaba esperando.
Paso 4: si no contesta, decide antes de esperar
Ten una regla para la visita sin confirmar. Por ejemplo: llamar una vez, esperar diez minutos y, si no hay respuesta, dar la cita por cancelada y escribir después para ofrecer otra hora. Sin regla, cada agente improvisa y el día se alarga sin necesidad.
Esperar diez minutos en el portal es razonable. Esperar media hora, con otras visitas en el calendario, es un coste que casi nadie ha decidido asumir.
Paso 5: mira qué visitas se caen más
Apunta durante un mes cuántas visitas se cancelan o no se presentan, en qué día de la semana, quién la llevaba y de qué zona era la vivienda. Casi siempre aparece un patrón: los sábados por la mañana, las visitas pedidas por WhatsApp un viernes o las de compradores que todavía no tenían clara la financiación. Con esa información, los recordatorios se pueden ajustar.
Cuando hay muchas visitas
Con cuatro visitas a la semana, las confirmaciones se hacen a mano sin problema. Con veinte, se olvida justo el día que más falta hace, y quien las confirma suele ser quien está en la calle enseñando pisos.
Ahí tiene sentido automatizar la parte repetitiva: los recordatorios, la confirmación y la forma de cambiar la hora. Con InmoVoz estas confirmaciones se pueden dejar configuradas según cómo trabaje cada agencia. Si quieres ver cómo se gestiona una cita desde el primer contacto, puedes probar la demo de voz.
